“A aplicação de métodos ágeis para o projeto GPS permitiu-nos um maior foco na qualidade e disciplina. Além disso, levou-nos a trabalhar em estreita colaboração com os stakeholders de negócio para entregar soware numa base regular. Ao fornecer oportunidades frequentes para feedback dos clientes, a metodologia Agile possibilita aos clientes orientar o projeto de forma incremental, aproveitando novas ideias ou alterando circunstâncias para construir um sistema melhor."

Diretor de Sistemas de Informação | Hovione

Desafio

A Hovione é uma empresa portuguesa especializada na área da ciência da saúde que investiga, desenvolve e produz Substâncias Ativas Farmacêuticas (APIs) e formulações. A empresa reconhece que as pessoas são o seu principal ativo e que o seu sucesso depende do envolvimento, esforço e profissionalismo de todos os colaboradores. Cada profissional tem objetivos definidos relativos às metas da empresa, objetivos de equipa e objetivos pessoais. Para monitorizar continuamente e medir o seu desempenho e produtividade, toda
a equipa é avaliada numa base 360 º com o sistema GPS (Global Performance System).

O GPS é um processo de Avaliação de Desempenho concebido à medida para a Hovione em parceria com uma consultora internacional. O modelo teórico do processo baseia-se nos mais recentes paradigmas da avaliação de colaboradores, em particular no conceito da
avaliação 360º, reunindo as seguintes características:
- Todos avaliam e todos são avaliados (as chefias avaliam os seus colaboradores, os colaboradores avaliam a sua chefia e alguns colaboradores avaliam outros, indicados como sendo seus pares)
- Os colaboradores são avaliados simultaneamente nas vertentes quantitativa e comportamental:
    - A avaliação quantitativa baseia-se no modelo de Balanced Score Cards
    - A avaliação comportamental baseia-se em critérios e padrões uniformes para todos os colaboradores da Hovione, distinguindo-se apenas o grau de conformidade exigível a cada colaborador, tendo em conta o seu nível hierárquico e a sua função específica

Detentora deste processo, a Hovione precisava de uma plataforma web para apoiar e automatizar o GPS, a fim de torná-lo uma ferramenta self-service, imediatamente acessível a toda a equipa, centralizando a informação e acelerando as tarefas de avaliação. O novo sistema teria de cumprir com os aspetos operacionais do modelo: ser altamente intuitivo, estar disponível em 3 línguas diferentes e ser integrado com os sistemas de recursos humanos existentes.

Solução

A Hovione selecionou a NOESIS e a Agile Platform da OutSystems para criar uma nova aplicação personalizada de apoio ao sistema GPS já existente. A solução implementada abrange todo o ciclo de avaliação, desde objetivos a reconhecimentos e é utilizada por todos os colaboradores da Hovione, fornecendo:
- Sistema de Gestão baseado em objetivos
- Reconhecimento dos pontos fortes e fracos a serem desenvolvidos por cada membro da equipa
- Promoção da melhoria contínua do desempenho
- Reforço dos canais de comunicação

Com o objetivo de maximizar a taxa de adoção pelos utilizadores a todos os níveis da hierarquia, a NOESIS apresentou uma solução baseada em páginas uniformizadas, com elementos comuns permanentemente visíveis ou de funcionalidade similar, onde se destacam alguns painéis informativos que comunicam aos utilizadores o estado da sua própria avaliação, ao mesmo tempo que chamam a atenção para as tarefas que têm pendentes, encaminhando-os posteriormente para as páginas onde as ações relevantes
deverão ser executadas.

Do ponto de vista técnico, o sistema WEB desenvolvido assenta numa arquitetura tradicional, implementa três integrações com sistemas externos e é composto por um front office com um estilo inovador, destinado à generalidade dos utilizadores, e um back office mais sóbrio, destinado às operações de administração e manutenção.


As principais características técnicas a destacar no sistema WEB são:
- O suporte para três línguas (português, inglês e chinês tradicional)
- A integração com o módulo de RH do SAP (importação de hierarquias)
- A integração com AD e autenticação com silent login (os utilizadores autenticados no domínio são reconhecidos automaticamente pelo sistema)

Resultados

A utilização da abordagem Agile permitiu à Hovione participar ativamente no projeto de forma a aproveitar o seu feedback e as suas
ideias para construir um sistema perfeitamente adaptado às suas necessidades.
A aplicação automatiza e agiliza de forma notável o programa de avaliação da Hovione e responde na íntegra aos seus princípios
fundamentais:
- Universal: aplicável a todos os membros da equipa
- Integração: dentro do programa de Política de Gestão de Recursos Humanos
- Coerente: avalia os resultados da avaliação e a forma como foram alcançados
- Evolutiva: fornece um instrumento de melhoria contínua
- Justo e Transparente: com base em critérios objetivos e regras de comunicação transparentes

Os colaboradores da Hovione têm agora acesso on-line à sua avaliação e são capazes de acompanhar o seu progresso, tornando-os
ainda mais comprometidos com o sucesso da empresa.
O novo sistema simplifica ainda de forma significativa o processo de avaliação em toda a empresa e reduz a quantidade de tempo gasto em tarefas administrativas para a equipa de RH.