Software Consulting
Document Management
Os sistemas de gestão documental são a tecnologia que permite automatizar a gestão de documentos para que a informação possa ser criada, partilhada, organizada, armazenada e acedida de forma eficiente, fácil e rápida na organização.
A implementação de soluções de Gestão Documental apresenta as seguintes vantagens para as empresas:
- Repositório Centralizado
Um sistema de gestão documental implementa um repositório centralizado de documentos que evita a proliferação de documentos pelo parque informático da organização, facilitando por exemplo pesquisas ou backups
- Controlo de versões
Um efectivo controlo de versões garante a actualidade da informação produzida e “força” a organização a trabalhar em documentação actual. Melhor resposta a requisitos de negócio. Melhor imagem junto de Clientes
- Colaboração
A produção conjunta de documentos é comum mas o esforço de sincronização do trabalho é significativo. Mecanismos de check-in, check-out, merge, etc simplificam e estimulam o trabalho colaborativo. A implementação de fluxos de aprovação documental garante uma maior qualidade da documentação produzida
- Pesquisa
Uma pesquisa eficaz, quer associada a metadata quer a conteúdos indexados, fomenta incrementos de produtividade significativos
- Segurança
A gestão centralizada da produção documental permite um muito melhor controlo quer da produção quer, principalmente, do acesso à informação da organização